- ST
Kui vananenud või puuduv ERP muutub piduriks: 3 kõige tähtsamat küsimust enne uuendust
Paljude äride jaoks on viimaste aastate majandusseis tähendanud kulude kärpimist ja pannud nad äraootavasse seisu – arenguks vajalikke samme koos kaasnevate investeeringutega ei tehta.
Kuigi tulevikuväljavaated on ähmased ka praegu, sest muutusi kogu maailmas on palju ja need toimuvad väga kiiresti, on mingil hetkel vaja arengu jaoks olulisi otsuseid langetada.
Järgnevas loos soovitab Fujitsu Estonia majandustarkvara meeskonna projektijuht Iveri Marukašvili praktilisi lähenemisi sellises olukorras tegutsemiseks.
Iveri on Digitransformatsiooni valdkonna MS D365 Business Centrali projektijuht, kellel on pikaaegne kogemus suurprojektide ja meeskondade juhtimisel nii avaliku kui ka erasektori IT-s. Ta on täiendanud ennast mitmetel IT-alastel koolitustel, sh on ta sertifitseeritud Scrum Master ja läbinud Washington Ülikooli IT projektijuhtimise koolituse.
Kui otsuseid ei saa enam edasi lükata
Nüüdseks on selge, et automatiseerimine, digitaliseerimine ja AI ei ole paari hooaja haip, vaid vältimatud trendid, mis ei kao ära ka siis, kui oled püüdnud neid seni vältida. Võid leida end olukorras, kus su senine äripraktika ei võimalda enam endist viisi jätkata aasta või kaks või kolm, ja kus otsuseid tehnoloogiliste uuenduste osas ei saa edasi lükata.
Igapäevastes ärilistes protsessides – lihtsamalt öeldes nendes tegevustes, mida teil tuleb tuleb raha teenimiseks teha – on vaja leida kohad ja viisid, mis võimaldaksid neid teha kiiremini, kvaliteetsemalt ja väiksema kuluga. Selleks peavad olema õiged töövahendid.
Fookus: ERPi ehk äritarkvara uuendamine
Milliste töövahendite abil tehakse sinu organisatsioonis igapäevaseid tegevusi, olgu need siis otseselt seotud su ärivaldkonnaga ja raha teenimisega või toimuvad taustal, aga on vältimatud ja vajalikud?
- Kas kasutad info kogumiseks, töötlemiseks ja edastamiseks endiselt pabereid või Excelit?
- Kas püüad hakkama saada rohkem kui 10 aastat vana äritarkvaraga, mis juurutati ja seadistati siis, kui praegust ärikeskkonda ei osanud keegi veel ettegi kujutada?
Mõlemad neist, nii ERP tarkvara puudumine kui ka vananenud versiooniga töötamine piiravad ja aeglustavad su ettevõtte tööd ning avavad palju võimalusi inimlike vigade tekkeks, mille parandamine võib olla väga kulukas. Lisaks on teravalt päevakorral andmeturbe teemad.
Iga muutus algab põhjuse mõistmisest
Et harjumuspärases tegutsemisviisis midagi muuta, on esmalt vaja läbi mõelda (arvutada) ja selgelt väljendada motiivid:
- Millist kahju toob senisel viisil jätkamine? Millest me ilma jääme?
- Milliseid võite ja kasusid muudatusega taotleme?
ERPi uuendamine – nii täiesti uue tarkvara kasutuselevõtt kui senise versiooniuuendus – puudutavad suuremal või vähemal määral kogu organisatsiooni. See nõuab rahalisi vahendeid investeeringuks, aga ka organisatsiooni tööviiside ning inimeste harjumuste ja oskuste muutmist.
Kuna tegu on väga kaaluka sammuga, peab seda juhtima kindla raamistiku ja metoodika alusel.
Enne detailidesse minekut vasta kõige olulisematele küsimustele
Enne, kui üksikasjadesse minna ja neisse ära uppuda, tuleb vastata kõige tähtsamatele küsimustele. See on nagu kaoses korra loomine, et saaksid hoiada alati suunda ja sihte silme ees.
1. MIKS äritarkvara uuendada? Mida ERP tarkvara uuendades võidad ja mida vanaga jätkates kaotad?
2. MILLAL uuendada? Kuidas kindlaks määrata, kas su organisatsioon on praegu valmis ja võimeline tarkvarauuendust ellu viima?
3. KUIDAS uuendada? Kas vajate uusjuurutust või versiooniuuendust (upgrade´i) ja mis sammud tuleb selleks teha?
Esimene küsimus: MIKS tarkvara uuendada?
Põhjuseid ERP süsteemi kasutuselevõtuks või uuendamiseks võib olla palju ja need on organisatsiooniti erinevad. Kõige üldisem ja tüüpilisem ootus on kiiruse ja efektiivsuse suurendamine, mille taga võib olla veel hulk erinevaid vajadusi.
Mõned näited:
TEGUR | TAKISTUS | VÕIMALUS |
|---|---|---|
| Ettevõtte kasv | Suurenenud mahtusid on tülikas või võimatu hallata seniste protsesside ja vahenditega. | Kasv (mahu suurendamine või ärivaldkonna laiendamine) ilma töötajate arvu suurendamata. |
| Muutunud protsessid | Aja jooksul on lisandunud protsessidesse uusi komponente – tegevusi, infot, osapooli, ja nende vahel on keeruline kooskõla saavutada. | Saad uuesti disainida ajakohased protsessid ja tagada, et ükski osapool ei jää ilma vajalikust infost/ sisendist ning annab oma töö korrektselt üle järgmisesse etappi. |
| Tehnoloogiate areng, integreeritavus | Vananenud tarkvarad ei võimalda integreerida IT- ja OT-süsteeme ühtse juhtimisinfo saamiseks ja otsuste tegemiseks. Tegutsed aeglaselt ja vanade andmete alusel. | Integreeritud infosüsteem näiteks koos CRMi, lao- ja tootmistarkvaraga annab eri tasandite juhtidele kiiresti kogu vajaliku info, et teha parimaid otsuseid. |
| Andmete turvalisus | Vananenud tarkvaral puudub tootja tugi ja ei tehta turvauuendusi. Paberite ja Excelite kaudu info edastamine sisaldab turvariske. | Ajakohasel tarkvaral on tootja tugi ja regulaarsed uuendused, mis pilvetarkvarades rakendatakse ilma, et see nõuaks kasutajalt lisategevusi. |
| Kasutusmugavus | Tülikad töövahendid ja selle kompenseerimiseks kehtestatud kohmakad protsessid frustreerivad töötajaid ja on eelduseks vigade tekkimisele. | Ajakohane, mugav ja kasutajatele selgeks õpetatud tarkvara võimaldab igas rollis teha tööd tõhusalt ja kvaliteetselt, mis on äri jaoks kokkuhoid. |
| Kaugjuurdepääs | Kaugtöö võimaluse puudumine vähendab operatiivsust, eriti ajakriitilistes olukordades. | Võimalus meeskondadel töötada sama ajakohase infoga sõltumata asukohast. |
| Võimalused, mida varem polnud olemas | Paberid, Excelid ega vananenud on-prem tarkvara ei võimalda kasutada tehnoloogia uusimaid võimalusi, mida su konkurendid võibolla juba kasutavad. | Kaasaegne ja äri vajadustele sobiv tarkvara pakub täiesti uusi automatiseerimise lahendusi ning toetab AI abil nii õppimist kui tööoperatsioone. |
Sellist laadi küsimustele peaksid leidma vastused oma organisatsiooni sees koos ärivaldkondade juhtidega ja kõigi tasandite töötajatega, kus iga valdkond saab lauale tuua oma takistused ja ootused. Tarkvara uuendamine peab olema kooskõlas kogu äri strateegiliste eesmärkidega.
Teie tarkvarapartner saab selle analüüsi juures väga palju abiks olla, eriti kui ka partner tunneb teie äri olemust.
Teine küsimus: MILLAL on õige aeg tarkvara uuendada?
Kui esimene küsimus andis vastuseks, et organisatsioonil on selged ootused, mida uue(ndatud) tarkvara abil saavutada, tuleks vaadata, millal on seda mõistlik teha.
Kas iga hetk on hea? Ajastus tuleb planeerida kooskõlas ressurssidega.
- Esimene, millele kindlasti mõeldakse, on raha ehk investeerimisvõimekus: kas meil on selleks vabu vahendeid või on praegu käsil mingid teised kriitilise tähtsusega investeeringud? Teisalt, kas tarkvarauuenduse jaoks on võimalik hankida lisatoetust, näiteks riiklike programmide kaudu?
- Teine ja mitte vähem oluline küsimus on inimressurss. Ei juurutus ega versiooni upgrade ei ole asi, mille teie tellite, maksate ja partner ühel päeval lihtsalt üle annab. See nõuab kliendi meeskonna poolt olulist ajalist panust, mõttetööd, testimist jne. See on koostöö. Vajalikel inimestel peab olema piisavalt aega, mis võib sõltuda näiteks äri hooajalisusest või muudest projektidest, mis inimeste aega nõuavad.
Kolmas küsimus: KUIDAS tarkvara uuendada?
Paari põhimõttelise valiku tegemise järel on kõik edasine täpse planeerimise ja plaanist kinnipidamise harjutus.
Kaks põhimõttelist valikut:
- Uusjuurutus või senise tarkvara upgrade. Uusjuurutuse puhul tähendab see lisaks ka tarkvara enese valikut. Mõlemal on oma eelised, ms teenivad erinevaid eesmärke.
- Pilvetarkvara või oma serverid (on-prem). Sul võivad olla mõjuvad põhjused oma serverite eelistamiseks, kuid üldine suund ja meie soovitus on valida pilv, sest enamiku klientide jaoks kaalub kasutamise lihtsus üles serverite omamisega kaasnevad tegevused ja kulud.
Nende kahe valiku ning eelmiste, “MIKS” ja “MILLAL” küsimuste vastuste põhjal saab asuda planeerimise juurde.
Planeerimist vajavad:
- Projekti skoop ja selle täpne mõistmine
- Projekti etapid
- Eelarve etappide kaupa
- Ajakava etappide kaupa
- Kes viib ellu ehk projektimeeskond ja konkreetsed rollid selles
- Võimalikud lisakulud ja nende tekkimise põhjused
- Testimisplaan
- Koolitus, dokumentatsioon ja muu toetav tegevus
- Test-live, pre-live, live ja selle järgne tugi
MS D365 Business Central: kui oled kasvav ettevõte ja vajad paindlikku andmepõhist juhtimist
Microsoft Dynamics 365 Bussiness Central (lühidalt BC) on üks mitmest võimalusest, mis sulle ERPide maailmas saadaval on.
Fujitsu Estonia majandustarkvara meeskonnaga pakume Business Centrali juurutuse, versiooniuuenduse, hoolduse ja arenduse teenust.
Meie üle 20-aastase kogemuse põhjal on BC (endiste nimedega ka Navision ja NAV) sobiv ja pakub suurimat väärtust keskmise suurusega (või väikesele, aga kasvavale) ettevõttele, kellel on vajadus integreerida ja hallata mitmeid ärifunktsioone ühtses süsteemis.
Selline organisatsioon:
- Tegutseb mitmes valdkonnas, näiteks kaubandus, tootmine, teenindus või projektipõhine tegevus.
- Vajab finantside, müügi, lao, tootmise ja projektijuhtimise tõhusat haldamist.
- Soovib parandada otsuste tegemise kvaliteeti läbi andmepõhise analüütika ja aruandluse.
- Hindab paindlikkust ja kohandatavust, et tarkvara vastaks just nende spetsiifilistele vajadustele.
- Kasutab või plaanib kasutada kolmandate osapoolte rakendusi (nt e-poe platvormid, logistikasüsteemid, CRM jne), mis vajavad sujuvat integreerimist.
Mõned näited BC klientidest:
- Rahvusvahelise haardega hulgimüügifirma, kes haldab suurt tootevalikut ja laovarusid;
- Ehitus- või inseneribüroo, kellel on projektipõhine töö ja vajadus eelarvestamise ning ressursside juhtimise järele;
- Tootmisettevõte, kes vajab täpset tootmisplaani, varude haldust ja kulude jälgimist;
- Teenindusettevõte, kes soovib automatiseerida oma finantsprotsesse ja parandada kliendihaldust.
Kui eelnev viis su mõtted selleni, et sooviksid täpsemalt kaaluda enda organisatsiooni võite ERPi uuendamise läbi ning mõelda, kas Business Central oleks teile parim valik, siis oled väga oodatud tasuta seminarile, mis toimub 27.11.2025 Fujitsu Estonia Tallinna kontoris!
Seminarile registreeruda saad siit >>
Seotud lood
Eesti tööstus seisab silmitsi väljakutsega, mille mõju ulatub pea igasse sektorisse – oma valdkonna tõelisi spetsialiste ning oskustöölisi lihtsalt ei jätku. Hansavest ühendab juba aastaid tööjõupuuduses vaevlevad Eesti ettevõtteid ja kolmandatest riikidest pärit spetsialiste ning on värbamises sammu kaugemale astunud – appi on tulnud tehisintellekt, millel on igapäevatöös kanda suur ja oluline roll.
Enimloetud
1
Võidu viis koju Eesti laevaremontija
Viimased uudised
“Suurimaks edulooks Haapsalus pean digitaliseerimise protsessi käima tõmbamist”
Dubai kaubanduskojas on tänaseks registreeritud 100 aktiivset Eesti ettevõtet
Üritused
Hetkel kuum
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Tööstusuudised esilehele