Jari Kukkonen: kiirustamine pole jätkusuutlik viis olla efektiivne

Autopiloodiga vastu mäge

Vaiketeadmine juhib tugevalt meie igapäevaelu. Meie teame, kuidas oleme alati teinud ja et sedasi oleme seni kenasti hakkama saanud. Automatiseerumine inimese käitumises on kasulik selleks, et meil jätkuks tähelepanu uute asjade õppimiseks. Automatiseerumine aga võib teha meid pimedaks ja nii võib jääda märkamata, et tegelikult on olukord muutunud ja peaksime teisiti tegutsema.

Näiteks autopiloodil kutsume samadele koosolekutele samad inimesed, sõltumata koosoleku agendast. Selle tulemusel raiskame ehk kolleegide aega ja langetame nende motivatsiooni. Autopiloodil toodame samu aruandeid aastast aastasse, kuigi nende hulgas võib olla iganenud aruandeid, mida keegi enam ei loe. Kordame samu tegevusi, kuid ootame erinevaid (paremaid) tulemusi.

Kas joosta kiiremini või jalutada lühemaid vahemaid?

Pidev kiirustamine pole jätkusuutlik viis olla efektiivne. Peame teadlikult vaatlema, milline osa meie tegutsemisest loob tegelikult väärtust ning milline osa tegutsemist on peale sunnitud paratamatus, mis väärtust ei loo.

Ressursiefektiivsuse taotlemisel koormame ressursse, kuid paradoksaalselt on tulemuseks ebaefektiivsus, sest liialt koormatud ressursid pikendavad protsesside läbiminekuaegu ning pikad läbiminekuajad lisavad meile ülesandeid, mida kiiremate läbiminekuaegade puhul poleks vaja üldse teha. Näiteks pikad tarneajad nõuavad rohkelt ümberplaneerimist, tellimuste staatuse päringutele vastamist jne. Rääkimata sellest, kui palju võime tellimusi kaotada pikkade tarneaegade tõttu. Vooefektiivsuse juhtimine võib viia meid tegeliku ressursiefektiivsuseni ja nii märkame, et tegelikult saavutame rohkem, tehes vähem.

Nätsu ja tatiga parandatud süsteemid

Kuidas on meil aega kogu aeg kustutada tulekahjusid, kuid selleks, et üks kord süveneda probleemide põhipõhjustesse, meil aega ei ole?

Pideva täiustamise väljakutse seisneb selles, et arendustegevuseks aja leidmiseks on meil igapäevaselt liiga kiire. Kaks tundi süsteemset tegevuse analüüsi ja arendamist nädalas võib viia töökollektiivi suhteliselt lühikese aja jooksul hüppelise efektiivsuse paranemiseni.

Näiteks üks trükikoda vabastas mõne kuuga arendustegevuse abil 40% tööajast, kusjuures vajalikud investeeringud töökeskkonda piirdusid tuhande euroga. Arengule suunatud töökultuur aga nõuab juhtidelt eestvedamise oskusi ja järjepidevat tööd.

Autor: Jari Kukkonen, koolitaja