Muutuste juhtimise eksperdi 5 põhimõtet tarneahela digitaliseerimise projektide õnnestumiseks. “Alusta ühest osakonnast või tehasest”

Teiseks, kaasa inimesed ja loo omanikutunne. Digimuutus ei ole ühe-mehe-projekt. Kaasa algusest peale erinevate osakondade võtmeisikud läbi kogu mõjutatud tarneahela (näiteks ladu, ost, tootmine, müük) ja kindlasti ka IT-tiim. Nende panus aitab luua lahenduse, mis päriselt toetab igapäevatööd, ja aitab kõigis kaasatud osakondades tekitada omanikutunde.

Olen näinud, kuidas see toimib. Toon näite: riigieelarve infosüsteemi analüüsi kaasasime paljude mõjutatud osakondade esindajad. Sel hetkel tähendas see märgatavat lisatööd lahenduse selgitamise ja arutelu koosolekute näol. Nendest kohtumistest saadud info oli lisapingutust väärt. Saime lahendust mõnes kohas lihtsustada ja mitmes kohas muuta. Lisaväärtusena saime teada, kust ja mille pärast on oodata muudatusele vastuseisu ning millised protsessid vajavad koos uue lahendusega ümbertegemist. Sellise detailsuse ja täpsusega infot ei ole võimalik saada ilma mõjutatud rolle kaasamata.

Oluline on ühendada äri- ja IT-pool: sageli on vaja kedagi, kes mõistab hästi nii tehnoloogiat kui äri ja "tõlgib" tehnoloogia võimalused ärile arusaadavaks ja mõtleb äriga tehnoloogiliselt kaasa.

Kolmandaks, panusta koolitusse ja toe pakkumisse. Inimesed peavad teadma, kuidas uut süsteemi kasutada, ja julgema abi küsida. Korralda lühikesed, kuid sisukad koolitused ning valmista ette abimaterjalid. Määra ka "superkasutajad" või mentorid, kelle poole saab pöörduda. Hoia suhtlus avatuna – tuleta meelde, miks muutus tehti, ja jaga edulugusid.

Neljandaks, alusta väikeste võitudega. Juuruta suuri süsteeme etapiviisiliselt. Alusta näiteks ühest osakonnast või tehasest, õpi kogemustest ja siis laienda. Väikesed edusammud näitavad skeptikutele kohe digitaliseerimise kasu ja annavad meeskonnale indu juurde.

Net Groupis alustasin uue projektide hinnastamismudeli juurutamist piloodina paari tiimiga. Varajane tagasiside aitas enne laiemat kasutust kitsaskohad kõrvaldada. Tulemusena paranes hinnapakkumiste koostamise kiirus ja projektide kasumlikkus. Kiire võit loob positiivse eduloo narratiivi, tõstab motivatsiooni ja vähendab vastuseisu.

Ja viiendaks, mõõda mõju ja paranda pidevalt. Digitaliseerimine tarneahelas on pidev protsess, mitte ühekordne projekt. Sea selged mõõdikud, mille järgi edu hinnata, ning jälgi neid regulaarselt. Kogu kasutajate tagasisidet ja kohanda protsesse vastavalt sellele, mida andmed näitavad. Net Groupis viisime sisse uue projektide eelarvestamise metoodika ja iganädalase progressi mõõtmise; see andis varakult märku kõrvalekalletest, võimaldas kohe sekkuda ning ka jälgida parendustegevuste mõju. Tulemuseks suutsime märgatavalt tõsta projektiportfelli ja ettevõtte kasumlikkust.

Kokkuvõtteks võib öelda, et tarneahela digilahenduste edukaks juurutamiseks on vaja metoodiliselt läbimõeldud plaani ja inimkeskset lähenemist. Tehnoloogia üksi imet ei tee – vaja on suunata inimeste loomulikku uudishimu ja pakkuda neile tuge. Kui keskendume õigele probleemile, kaasame töötajad, toetame õppimist ja mõõdame tulemusi, on digiprojektidel palju suurem tõenäosus õnnestuda. Muutuste juhi roll on olla sillaks visiooni ja teostuse vahel digimuudatuste korral ka äri ja tehnoloogia vahel.