Kuidas leida väikefirmale parim tootmisjuhtimise tarkvara?

Kuidas siis selliste eelduste puhul tarkvara võimalikult nutikalt osta? TSENTERis läbi viidud katse kohaselt on esmalt vaja paika panna vajadused ehk kaardistada, millisteks ülesanneteks tarkvara hangitakse ja kuivõrd valmis või edaspidi kohandatavat toodet vajatakse. Seejuures on tarvis ka läbi analüüsida ka oma senine tase ja saada aru, millised tegevused peavad firmasiseselt tarkvara kasutusele eelnema. Siinkohal tuleb mängu IT juhtimise põhimõtete kogum COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) oma kuue tasemega, mis aitavad firmal hinnata oma hetkeolukorda ja koostada teekaarti järgnevate sammude jaoks.

Nulli ehk puudulikku taset kirjeldab seis, kus ettevõttes puuduvad protsessid ja vajaka on ka teadlikkusest, et nende puudumine on probleem. Esmasel tasandil olev ettevõte on probleemidest küll teadlik, ent puuduvad nii standardiseeritud protsessid kui ka süsteemsus, mistõttu situatsioone hakatakse iga kord nullist lahendama. Korratava seisu puhul on olukordade lahendamiseks tekkinud protsessid, kuid need ei ole kirjeldatud. Sellest järgmisel ehk defineeritud tasandil on protseduurid dokumenteeritud ja standardiseeritud, see-eest aga ei kontrollita nende rakendamist. Hallatud tase võimaldab protseduuride täitmist jälgida ning protsesse pidevalt uuendada. Kuues ehk viimane tasand kätkeb optimeeritust – protsessid on saavutanud nii efektiivsuse kui ka headele tavadele vastavuse ning infotehnoloogia on tööprotsessi märkamatu ja loomulik osa.

Seejärel on paslik edasi minna lähteülesande koostamisega tarkvarafirmadele. Siin võib lähtuda järgmisest kuuest punktist: esmalt tuleks kirjeldada mõõdetav eesmärk selles osas, millistele probleemidele tarkvara lahendusi pakub ja milline on selle rakendamisest tõusev numbriline ehk rahas mõõdetav tulu. Ka tuleks üles märkida protsessid, mida programm asub juhtima ning koostada ülevaade ettevõtte andmete senisest käitlemisest. Kindlasti on oluline kaardistada ka töötajaid puudutav ehk prognoosida tarkvara kasutajate hulka, spetsiifikat ja seda, kuidas nad tarkvaraga info tasandil suhestuvad. Omaette küsimused on uue lahenduse ühilduvus juba kasutusel olevate laohalduse või raamatupidamise tarkvaradega ning seegi, kas tarkvara peaks olema kättesaadav üle võrgu või olema konkreetse firma arvutis.

Toodud näpunäidetele lisaks on veel terve hulk lisaküsimusi, millega tasub enne IT-partneri poole pöördumist arvestada. Nimelt tasub käsitleda selliseid tahke nagu tarkvara efektiivsus (arvestamine mahuliste ja ajaliste tingimustega), usaldatavus (töökindlus ootamatute sisendite ja vigade puhul), skaleeritavus ja kohandatavus (võimalus nii riist- kui tarkvara edasi arendada). Ära ei tasu unustada ka hoolduse ja modifiseerimisega seonduvat ning seda, kas tellitava tarkvara puhul on sama komponenti võimalik kasutada mõnes teises konktekstis.

Eelmainitud väikefirma puhul tehti pärast lähteülesande koostamist tootmisprotsessist joonis ning seejuures läheneti tootepõhiselt ehk sellest, kuidas tooted läbi seadmete liiguvad. Kuuele leheküljele mahtunud lähteülesanne saadeti kümnele tarkvaraettevõttele. Pärast tagasidestamise protsessi jäi sõelale neli pakkujat, kellest pakkumise tegi kolm. Seejuures küsisid IT-ettevõtted ka lisaküsimusi, mis puudutasid muuhulgas riistvara ja operatsioonisüsteemidega ühilduvust, info uuendamist ja süsteemi kasutajatepoolset kohandatavust ning info liikumist tellijapoolses firmas.

Hinnapakkumiste järel ja valikuotsuse tegemise eel pani ettevõtte juht paika rea tingimusi. Nimelt pidi tellitav tarkvara esmajoones andma ülevaate materjaliga varustatusest ning ühilduma kasutusel oleva raamatupidamisprogrammiga. Samuti oli oluline selle kasutamaõppimise lihtsus ning tugi juurutamisel. Lisaks mitmesugustele hindadega seonduvatele asjaoludele (nagu konsultatsioon ja kasutuselevõtt, arendustöö, iga-aastane litsentsi ja/või hooldustasu) soovis juht ka teada referentse ehk seda, millised konkurendid sama tarkvara tarvitavad. Tulevikku ja kasvu silmas pidades oli tähtis küsida, milline on pakkuja võimekus arendada tarkvara edasi ja kuivõrd on võimalik üle minna mõnele teisele tarkvarale. Samuti tuli teha selgeks andmete varundamise ja turvalisusega seonduv ning tarkvara sõltumatus operatsioonisüsteemist.