Kuidas valida ERP-tarkvara?

Täpne fookus säästab aega ja raha

Tihti võetakse planeerimisfaasis ette terve ettevõtte tegevuse ulatus kogu oma detailses sügavuses põhiprotsessidest viimse tugifunktsioonini ning asutakse põlevail silmil kõiki oma soove kirja panema, ent kui saabub pakkumine tarnijalt, on üllatus suur – hind on plaanitust oluliselt kõrgem.  Siinkohal peab tarkvara juurutuspartner oma kogemustele tuginedes andma soovituse panna teatud nõuded ootele realiseerimises alles siis, kuni ollakse harjunud uue tarkvaraga töötama. Kui seejärel nõudeid uue pilguga vaadatakse, jäetakse vähemalt pooled neist ootele pandud nõuetest hiljem tellimusest välja. 

See tuleneb lihtsast asjaolust – oma tööd ollakse harjunud tegema teatud viisil ning soovitakse harjumused ka uude süsteemi üle tuua.  Siinkohal ongi tarkvarapartneri ülesanne välja sõeluda need funktsionaalsused, mis on ärikriitilised ja kindlasti vajalikud töö alustamiseks. Selline lähenemine aitab tarkvara kiiremini kasutusele võtta ja vähendab oluliselt ka investeeringu mahtu.

Kaardista vajadused võimalikult täpselt

Kui need punktid on läbi mõeldud, siis ollakse juba väga heas seisus, et jätkata ERP tarkvara otsinguid. Tavaliselt soovitakse võtta erinevaid võrdlevaid pakkumisi tarkvara juurutamiseks. Eesmärk on hea, kuid hanke käigus tekib küsimus:  mille alusel saabuvaid pakkumisi hinnata? Sageli korraldatakse pakkujatega lühikesed kohtumised ning selle põhjal saadab iga pakkuja oma nägemuse projektist ja hinnast. Kuidas neid aga võrreldavaks teha? Seepärast soovitame kaaluda ettevõtte ärinõuete koondamist ühtseks detailseks nimekirjaks, mis annab pakkujatele võimaluse hinnata iga nõude realiseerimise keerukust ja mahtu eraldi. Kui otsitakse ERP-tarkvara valmisplatvormide hulgast, siis on tihti oluliseks faktoriks, kui paljusid nõudeid katab valitud platvorm oma standardfunktsionaalsuses ja kui palju on vaja juurde programmeerida. Lisaks saab antud nimekirja kasutada tööde prioritiseerimiseks ja etappideks jaotamiseks.

Sellise nõuete nimekirja alusel on võimalik erinevaid pakkumisi oluliselt täpsemalt hinnata. Antud nõuete nimekirja koostamine on mahukas töö ning selle võiks tellida kas mõnelt ärikonsultatsiooni teenuseid pakkuvalt ettevõttelt või ERP-tarkvara juurutuse ettevõttelt. Enne soovitame ettevõtetelt küsida mõned referentsid samasisulise töö kohta ja muuhulgas uurida, kas eelmised kliendid jäid tööga rahule.

Kuula ära kõik pakkujad

Kui pakkumised on käes, siis tuleks kindlasti kohtuda kõigi või valitud arvu pakkujatega. Mõistlik on paluda tarkvarapakkuja poolt kohtumise juurde lisaks müügiinimestele ka spetsialistid, kes tarkvara juurutamisega ise tegelevad, ja küsida võimalikult palju  detailseid küsimusi. See annab väga hea pildi tarkvarapakkuja taustast, oskustest ja suhtlusviisist. Need on ühed olulisemad omadused tarkavara spetsialisti jaoks, kes hakkab ettevõttes tarkvara juurutama. Kuna juurutusprotsess kestab kuid, on äärmiselt oluline, et teisel pool lauda istuks inimene, keda usaldatakse tänu tema kogemustele ja kellega on ka meeldiv koostööd teha. Kui inimesed omavahel algusest peale ei sobi, siis läheb ka juurutusprojekt üle kivide-kändude.