Kunda Nordic Tsement muutis arved elektroonseks

Kõik Kunda Nordic Tsemendi ostuarved, olenemata formaadist (paberarved, PDF-arved, e-arved) suunatakse digitaalsesse ostuarvete haldamise keskkonda. Kogu ettevõtte sisene arvete menetlus, nende ülevaatamine ja kinnitamine käib samuti digitaalsel teel.

Kunda Nordic Tsemendi tööstuskontrolör Mari-Liis Sillaste sõnul otsustati üle minna ostuarvete elektroonsele menetlusele, et hoida kokku arvete kinnitajate ja arveinfo kasutajate aega. „Arvete autoriseerijate ning arvel oleva info kasutajate arv on meil ettevõtte spetsiifika tõttu suur - Kunda tehasealal paikneb mitu kontorit ning üks kontor on ka Tallinnas. Seetõttu võttis varem arvete kinnitusring ja paberarve arhiivist otsimine rohkem aega. Nüüd on võimalik kõik vajalikud toimingud ära teha operatiivselt oma töölaua taga ja vajadusel ka kodus või autos, kuna lahendus on veebipõhine,” selgitas Sillaste. Tema ütlusel jääb nüüd inimestel veidi rohkem aega oma muu töö tegemiseks, kuna iga arve pilt ja kinnitamine on klahvivajutuse kaugusel. Samas raamatupidajatele uuest süsteemist olulist kokkuhoidu ei teki kuna ka otse raamatupidamistarkvarasse arveinfot sisestades oli protsesse võimalikult palju automatiseeritud.

Kunda Nordic Tsemendi partnerite jaoks on nüüd olemas kindel kanal ja viis, kuidas arveid ettevõttesse elektrooniliselt saata. Lisaks on olenevalt hankijate kasutatavatest süsteemidest võimalik saavutada ka kokkuhoid arve trükkimisest ja postitamisest.

Itella Information tootejuhi Andres Lilleste sõnul muutub tänu ostuarvete elektroonsele menetlusele arveldusprotsess Kunda Nordic Tsemendi jaoks kiiremaks ja ülevaatlikumaks. Ostuarve andmed imporditakse automaatselt finantssüsteemi ning käsitsi sisestatavaid andmeid on minimaalselt. „Ostuarvete kinnitamine, konteerimine ja maksmine toimuvad digitaalselt ja see omakorda tähendab vähem vigaseid või ületähtaja arveid,” selgitab Lilleste.

Itella digiteerimisüksus on tänaseks kasvanud üheks suuremaks Eestis, kus muudetakse elektroonseks ligi 5 miljonit dokumenti aastas.