Digiauditid tootmisettevõtetes: Peamised leiud 1/2

Ühes materjali töötlevas ettevõttes toimub kogu tootmise planeerimine ja arvepidamine Excelis. Vahemärkusena tuleb öelda, et Excel on hea tööriist, kuid mingil hetkel ammenduvad tema võimalused. Excelisse on lihtne vigu tekitada ja tabelid ei taha kuigi edukalt üksteisega suhelda.

Tulles tagasi ettevõtte juurde, siis seal on järgmine näide: kui ühes osakonnas on vaja koostada töötlemisplaan, siis peab töötaja andmeid taga otsima nägemaks, milline partii on parasjagu töötluseks valmis ja milline on lubatud kiirema tarneajaga. Sellest lähtuvalt planeerib ta oma töövoo. Samas on käsitsi planeerimise ja pidevate erandite lubamise üks tagajärg see, et lattu kogunevad pooltooted. Lisaks esineb olukordi, et tabelis on tellimuste täitmise ajad valed. Seda osaliselt ka tarnijate süül. Selle kõige tulemusena on ehitatud ja ehitatakse veel juurde ladustamisalasid, selle asemele, et hoida protsess efektiivsena.

Ühes toiduaine valdkonna ettevõttes on tootmine mitmeetapiline ja iga päeva lõpuks sisestab meister paberile kirja pandud toodetud kogused ja muud kommentaarid Excelisse. Selles Excelis oleva info trükib teine töötaja ümber omakorda majandustarkvarasse. Samas, kui on suuremahuline tootmisperiood või mõnel tootel kampaania, siis jõuab info tootmisest ja seal ilmnenud puudustest pika viitega ettevõtte tooraine ostjate ja müügijuhtideni. Seetõttu ei saa nemad edukalt tellimusi ja müüke planeerida. Tulemus on meeletu käsitöö ajakulu, hilinemised tootmises ja tarnes ning müügipotentsiaali mitte ärakasutamine.

Ühes trükiettevõttes saadab klient tellimuse täitmiseks vajalikud andmed ja need sisestatakse ühte Excelisse. Sealt Excelist vaatavad osakonnajuhatajad tellimusi, kuid ometi peab iga üksus omaette Excelit. Selle tulemusel pole ettevõttel kuigi head ülevaadet sellest, millises faasis on tellimus. Info on killustunud ja tihtipeale mitte-relevantne. Juhul, kui on vajalikud mingid täiendused või muutused, siis ka need ei kajastu kusagil. Juht saab info toodete valmimisest ja tähtaegsusest kätte alles kuu lõpus raamatupidamise müügiarvetest. Lisaks pole ka teada, kui mitu sisse tulnud tellimust üldse tootmistellimuseks vormistati. Ettevõttel puudub ülevaade toimunust ja info saabub alles siis, kui reageerida enam ei õnnestu.

Ühes tootmisettevõttes on kasutusel erinevad rakendused, millest raporteerimiseks koondavad erineva valdkonna töötajad inseneridest müügijuhini info ühte suurde Excelisse. Samas keegi ei kontrolli, kas sinna sisestatud andmed on õiged ja osalt peab igaüks oma eraldi arvestust oma andmete üle. Selle tulemusel ei klapi enam andmed raamatupidamise ja müügiandmetega ning iga kord on raporti kokkupanemine paras peavalu. Viga otsimine ja parandamine võtab enda alla meeletu ajamahu, kuid usaldusväärsus jääb ka sellest olenemata saavutamata.