Ära kirjuta, parem visualiseeri protsesse

Protsesside mõistmine võib olla kas võimatu või võtta väga palju aega, kui need on ära kirjeldatud tekstifailis. Ühtlasi on teksti puhul keeruline kontrollida ka detailide omavahelist loogilist seost. Protsesside visualiseerimine võimaldab tuvastada 10–15% kadusid, mis on tingitud protsessi nõrgast korraldusest, kirjutab Lean Digitali partner Aleksandr Miina.

Skeem, kuidas visualiseerida protsesse  Foto: Lean OÜ

Milleks on vajalik äriprotsessi mudel või lihtsamalt öeldes protsessi voodiagramm? Milleks on seda nice-to-have pilti meie organisatsioonile vaja? Millist reaalset kasu me sellest saame?

Selliseid küsimusi tuleb aeg-ajalt erinevatelt organisatsioonidelt ja need tulevad seetõttu, et need organisatsioonid ei suhtu väga tõsiselt äriprotsesside modelleerimisse. Neil puudub arusaam, kui palju probleeme on korrektse ja professionaalselt loodud äriprotsessi mudeliga võimalik lahendada.

Äriprotsesside modelleerimise põhilised kasud on toodud loo juures oleval joonisel. Selles artiklis keskendume esimesele ehk fookuses on ühine visuaalne vaade protsessidest.

Hulk nähtamatuid protsesse

Iga organisatsioon eeldab, et kõik tema töötajad saavad ühiselt aru, kuidas organisatsiooni protsessid töötavad. Reaalsus on üsna tihti midagi muud – protsessid on kirjeldatud tekstina, mis on interpreteeritud iga töötaja poolt eri moodi – nii kirjeldamisel kui ka lugemisel.

Osa teadmisi protsessidest ongi lihtsalt töötajatel peas – kas siis kogenumatel kolleegidel või nendel, kes teostavad protsesse üksinda. Lisaks on teatud hulk teadmisi selle kohta, kuidas ühte või teist protsessi teha tõhusalt ja kiirelt, juhtide peas, ehk juht on justkui osakonna “peaspetsialist”.

Ja lõpuks on olemas suur hulk nähtamatuid protsesse, mis on täiesti kirjeldamata ja mida kõik teavad ning millest samadel juhtidel teadmine puudub.

Peidus on 10–15% säästu

Sellised probleemid protsessidega peidavad endas 10–15% võimalikku ajasäästu. Teisisõnu: parem ja korrektsem protsessi kirjeldus võimaldab tuvastada nõrgalt korraldatud protsessid või nende osad, mis tekitavad segadust ja probleeme kas koheselt samas protsessis või hilisemates.

Näiteks kui on ebaselge, millist infot peab müügiosakond sisestama tellimuse kohta – mis formaadis ja kuhu – ja kuidas tellimuse edastama, siis hiljem on tootmisel või teenindusel raske kvaliteeti tagada. Näeme niisuguseid olukordi praktikas iga päev.

Tekst vs. visuaalne protsess

Mille poolest erineb visuaalne protsessimudel tekstifailist? Mõlemad võimaldavad kirjeldada, mida on vaja teha. Ainult et visuaalne mudel kirjeldab, kuidas täpselt on vaja teha. Siinkohal tuleb rõhutada ka seda, et visuaalne mudel peab olema väga detailne – ainult sellisel juhul tekib arusaam sellest, kui palju erinevaid tegevusi ja millises järjekorras tuleb teha.

Detailsuse rõhutamine on vajalik seetõttu, et paljud protsesside mudelid on ikkagi liiga üldised ehk need kirjeldavad, mida on vaja teha.

Seda informatsiooni on võimalik koondada üheks vaateks. Teksti puhul on tegemist pika dokumendiga, mille korrektne mõistmine on kas võimatu või võtab väga palju aega. Kusjuures teksti puhul on raske kontrollida, kas kõik detailid on kirjeldatud ning kas detailide omavaheline seos on loogiline ja korrektne. Visuaalse protsessimudeli puhul toodud detailide ühe pildi vaade võimaldabki tuvastada kadusid, mis on tingitud protsessi nõrgast korraldusest.

Äriprotsesside modelleerimise kasud toob kõige paremini välja praktika. Oleme proovinud tekstilist protsessikirjeldust ümber modelleerida voodiagrammiks ja kõik need katsetused on läbi kukkkunud. Põhjus on lihtne – tekst on ebaselge, nõrgalt struktureeritud ja sellest on raske aru saada. Parem üks kord näha, kui tuhat korda lugeda.

TASUB TEADA

Detailne ehk kuidas-täpselt-visuaalne-mudel loob “käegakatsutava” protsessivoo

Mida protsessivoog näitab:

Mahukus ja keerukus

Kui pikk ja mahukas protsess on.

Kui palju erinevaid tegevusi protsessis on.

Kuidas kõik tegevused on omavahel protsessis seotud (kas on olemas hargnemised, paralleelsed vood).

Kui suurt hulka tööriistu protsessis kasutatakse.

Kas protsessi teostusel on olulisi nõudeid või piiranguid.

Sisendid ja väljundid

Millised on sisendid ja väljundid ning mitu neid on.

Kas kõik sisendid on aktuaalsed kohe protsessi alguses või mõned liituvad protsessi keskel.

Kas kõik protsessi väljundid on saavutatavad protsessi lõpus või on mõni saavutatud juba protsessi keskel.

Kui palju erinevaid dokumente kasutatakse sisenditena ja millises sammus.

Kui palju erinevaid dokumente luuakse/muudetakse protsessis ja millises sammus.

Osalised

Kui palju on protsessis erinevaid osalejaid ja millises rollis.

Jaga lugu:
TÖÖSTUSUUDISTE UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad tööstusuudised igal nädalal enda postkasti.

Tööstusuudised.ee toetajad:

Harro Puusild
Harro PuusildTööstusuudised.ee juhtTel: 519 355 24
Hedi Meigas
Hedi MeigasSündmusedTel: 5384 5159
Rain Jüristo
Rain JüristoReklaamimüügi projektijuhtTel: 6670 077