(Sisuturundus) Kas ja millal peaks väikeettevõte kasutama projektijuhtimistarkvara?

Marko Seier
Marko Seier

Projektijuhtimistarkvara võiks kasutada näiteks juhul, kui projektid on pikaajalised või hõlmavad erinevaid omavahel sõltuvalt seotud etappe, kus üks etapp ei saa alata enne teist, soovitab Columbus Eesti digitaliseerimisekspert Marko Seier.

Alustuseks tuleb korraks üle rääkida, mis on projekt. Üldlevinud definitsiooni järgi on projekt selgelt sõnastatud ülesannete kogum, millel on algus ja lõpp, vastutaja ning eesmärk. Seda kuiva definitsiooni on vaja sellepärast, et oleks eristatav pidev tegutsemine ja kindla projekti haldamine. Enamik ettevõtteid, mis kliendile midagi pakuvad, toimivad projektipõhisest loogikast lähtuvalt, kuna iga suurem tellimus võib moodustada omaette projekti.

Miks on vaja rääkida projektijuhtimistarkvarast?

Kujutame ette tavalise olukorra 5-20 töötajaga ettevõttes, kus on tööl ka eraldi tragi projektijuht. Valdkond ei oma siinkohal tähtsust, kuna projektijuhtimise etapid üsnagi universaalsed.

Seega kuidas hoiab projektijuht praegu projekte järjepeal? Tema peamiseks tööriistaks on MS Office’i vahendid. Tõenäoliselt on ta Outlookis loonud projektiga seotud kirjadele kausta ja Excelisse teinud tööde graafiku. Võibolla kasutab ta ka Google vahendeid. Dokumentatsiooni haldamiseks on tihtipeale kasutusel kas võrguketas, Dropbox, OneDrive või Google Drive.

Siinkohal ei mõtet peatuta projekti läbiviimisel esinevatel tüüpilistel probleemidel, kuna neid teavad ilmselt kõik projekte juhtinud töötajad. Alates optimistlikust projektiplaanist kuni infoliikumise tõrgeteni. Nende probleemidega tegelemine on projektijuhi igapäevane töö.

Kui tavaliselt kõik toimib, siis millal muutub projektjuhtimine raskemini hallatavaks?

Kui projektijuhil on hallata 1-5 lihtsat paarikuulist projekti, siis üldjuhul ei tohiks nende juhtimisega probleeme tekkida. Loomulikult on siin varieeruvus, mis sõltub projekti keerukusest ja muudest komistuskividest projekti elluviimisel. Mõnikord on ka üks projekt väga pikk ja keeruline. Aga üldjuhul raskeneb projektijuhtimine järgmistel tingimustel:

  • Projektide arv on suurem, kui projektijuht füüsiliselt hallata jõuab;
  • Projektid on pikaajalised ehk pikemad kui paar kuud;
  • Projekt hõlmab paljusid osapooli nii sisemisi tegijaid kui ka välispartnereid;
  • Projektimeeskond asub geograafiliselt laiali;
  • Etapid on omavahel sõltuvalt seotud, kus üks ei saa alata enne teist. Samuti võivad esineda paralleelsed etapid.

Kindlasti on tingimusi veel ehk tinglikult taandub projektijuhtimine selle peale kas projektijuht ja tema hallatav meeskond jõuab projektil silma peal hoida, infot vahetada ja eesmärke täita või mitte.

Kui selline olukord on kätte jõudnud, siis kuidas seda lahendada?

Üks variant on palgata lisatööjõudu uue projektijuhi kujul, aga see võib lihtsalt olemasolevaid probleeme edasi lükata. Teine variant on proovida juurutada projektijuhtimistarkvara.

Projektijuhtimistarkvara peab lihtsamini aitama vastata põhiküsimustele:

  • Kes ja mis ülesannet keegi teeb?
  • Millal on ülesande tähtaeg?
  • Milline on ülesande hetkeseis?
  • Kas oleme eelarves?

See eeldab ülesannete loetelu koostamist, meeskonnaliikmetele määramist, andmete sisestamist jm.

Tarkvara abil on võimalik teha need küsimused lihtsamini hallatavaks ja ka teistele osapooltele nähtavamaks.

Ei ole vahet, mis on ettevõtte põhitegevusala, projektijuhtimise põhiküsimused on samad. Erinevus tuleb sisse projektijuhtimismetoodikas. Mõnel tegevusalal kasutatakse nt Scrumi ja mõnel PRINCE2 metoodikat. Erinevad tarkvarad toetavad ka erinevaid lähenemisi.

Turul on saadaval mitmeid projektijuhtimise tarkvarasid, kuid mitmed rohkemate funktsioonidega on tasulised. Siinkohal jõuab väikeettevõte dilemmani.

Millised on peamised põhjused, miks ei jõuta tegeleda projektijuhtimistarkvara juurutamisega?

Väikefirma omanikega suheldes tulid välja põhilised takistused projektijuhtimise tarkvara kasutuselevõtuks

  • Kallis – väikeettevõte ei talu suuri kuumakseid. Kuumaksed ühe töötaja litsentsi kohta kõiguvad 19 eurost 40 euroni. Litsentsipoliitikad on samas erinevad.
  • Pole juurutamiseks aega – keeruline on investeerida tööaega juurutustegevuseks, sest nende tundide eest kliendid raha ei maksa
  • Protsessid ei ühti tarkvaraga - tihtipeale on projektijuhtimise tarkvarad mõeldud suurte firmade suurte protsesside jaoks

Kui neid lugeda, siis need on suhteliselt sarnased iga tarkvara kasutuselevõtuga.

Mis on lahendus?

Nagu ütles üks artikli jaoks intervjueeritud firmaomanik, siis jätka samas vaimus ja looda parimat. Kui aga enam nii ei saa, siis ühe võimalusena tuleb peale töökorralduse ülevaatamist mõelda vastava tarkvara soetamisele. Kui probleemid on selged ja on ilmne, et projektijuhtimistarkvara aitab neid lahendada, siis tuleb see samm ettevõttel ära teha.

Kokkuvõtteks

Loomulikult pole projektijuhtimistarkvara võluvits, kuid ta peaks lihtsustama ülevaatlikust projektist kõikidele osapooltele. Projektijuhtimistarkvara peab käima käsikäes üldise projektijuhtimise protsessiga, sest siis on kasutegur suurim. Seega lihtsalt öeldes, kui tekivad projektijuhtimises probleemid, siis teatud kriteeriumite täitudes tasub mõelda ja investeerida projektijuhtimise tarkvarasse.

Sisuturundus (ST) on oma kauba, teenuse või firma tutvustamine huvitavate lugude jutustamise kaudu. Vormilt sarnaneb ST kvaliteetsele meediale, mistõttu on väga oluline, et ST oleks lugeja või vaataja jaoks ühemõtteliselt eristatud. ST on uudne ja moodne turundusviis, mille puhul jagatakse klientidega ka infot, mis varem jäi vaid siseringi teada. ST teenib alati tellija turunduslikke eesmärke.

Toetajad

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Tööstusuudiseid sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad

Statistika

Arvamused ja blogid

Valdkonna töökuulutused

Teabevara