8. mai 2017

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Eeldatav kasutegur digitaalsele infovahetusele üleminekust ja äriprotsesside kohandamisest on praeguseks juba teostatud analüüside pinnalt piisavalt suur selleks, et iga ettevõte oma võimalused üle vaataks ning arendusplaanides võimalikult vara uute arengutega arvestaks.

Single Window: ühendab kõik tarneahela osapooled

Kaasaegne Single Window tähistabki digitaalselt logistikaahela infovahetust, mis ühendab tootmis- ja kaubandusettevõtted (kaubaomanikud), transpordi- ja logistikaettevõtted (teenusepakkujad), infrastruktuuriettevõtted ja muud toetavate teenuste teostajad. Samuti toimib selles raamistikus digitaalselt ka infovahetus riigisektoriga.

Põhimõte lähtub merenduses kasutusele võetud lahendustest, mis on loodud erinevatesse sadamatesse saabuvate ja sealt lahkuvate laevade raporteerimiskohustuste viimiseks digitaalseks ning ühte teeninduskeskkonda (n-ö riiklikku Single Window infosüsteemi). Single Window põhimõtte üheks rahvusvaheliselt tähtsaks osaks on kaupade tolliprotseduurideks vajaliku info edastamine riiklikele tolliagentuuridele digitaalselt.

Single Window printsiipide rakendamine praeguses paberivaba logistika algatuse kontekstis tähendab kaupade siseriiklikke ja rahvusvahelisi vedusid puudutavate dokumentide asemel infovahetuskeskkondade kasutamist ning andmete sünkroniseerimist partnerettevõtete ja riigiga.

See tähendab, et praegused paberipakid ja e-kirjad asenduvad järk-järgult failivahetuse ja andmete sünkroniseerimisega erinevate infosüsteemide vahel. Samas võrgustikus on võimalik teostada ka tolliprotseduure, saada ja edastada sertifikaate ning muuta või täpsustada konkreetse saadetise või veoga seotud infot.

Single Window lahendused toimivad andmete ühekordse sisestamise, ristkasutuse ja erinevatele partneritele lihtsa edastamise põhimõttel. Seejuures on eesmärgiks võimalikult paljude praeguste tarkvarade ja infosüsteemide omavaheline liidestamine ning ühenduste loomine. 

Eesti Single Window koostöövõrgustik

Eesmärk on leppida kokku erinevaid ettevõtteid, partnereid ja veoviise ning kogu tarne­ahelat ühendavas kaupade liigutamist puudutavas infovahetuses ühised standardid ning toimimisloogikad nii, et uute süsteemide loomise vajadus oleks minimaalne.Moodustavad erialaliidud, logistikasektori ettevõtted, avaliku sektori asutused ning ülikoolid.Koordineerib Eesti Ostu- ja Tarneahelate Juhtimise Ühing PROLOG.

Seda põhjusel, et andmete vahetamiseks ühiselt kokku lepitud standardite alusel ei ole sugugi vajalik kõikidel ettevõtetel sama tarkvara ega samade rakenduste kasutamine.

Kasu nii importivale kui eksportivale tootmisettevõttele

Muudatused, mis kaasnevad paberivaba logistika ja Single Window printsiipide rakendamisega, ei muuda enamasti ettevõtete infosüsteemide struktuure, küll aga andmete väljastamise ja vastuvõtmisega seotud funktsionaalsusi ning teenuste ostuga seotud äriprotsesse laiemalt.

Logistika- ja transporditeenuste pakkujatega infovahetuse lihtsustumise ja võimaliku automatiseerimise kaudu hoitakse kokku aga väga palju ressursse (aega, raha) ning suureneb otseselt tarnekindlus. Need on põhjused, miks tootmisettevõtted võiksid oluliselt rohkem mõelda, kuidas ja mida neil oleks vaja teha selleks, et olla valmis digitaalsele info- ja dokumendivahetusele üleminekuks.

Info vastuvõtmisele, töötlemisele, edastamisele, järelpäringute tegemisele ja dokumentide arhiveerimisele kuluv aeg ning paberimaht väheneb seoses uute infosüsteemide ja tarkvarade kasutuselevõtuga olulisel määral. See omakorda toob kaasa ajavõidu ja rahalise kokkuhoiu, võimaldab tõsta tarnekindlust ning vähendada ebakindlusest tulenevaid puhvervarusid.

Transporditeenuste tellimuste ning -dokumentatsiooni digitaalkujul haldamise kaudu suureneb oluliselt ülevaade parajasti teel olevate saadetiste kohta, mida vajavad nii ostu- kui müügiosakond, ladu kui tootmine selleks, et oma tööd ja varusid täpsemini planeerida ja kindlustunnet suurendada. Väheneb oluliselt dokumentide koostamisele, ühe tellimusega sidumisele ning muudatuste juhtimisele kuluv aeg, kui muudatuste või hilinemiste tõttu muutuvad tarneajad, vedajad või broneeringute andmed.

Vähenevad vigade hulk ja ooteajad, suureneb tarneahela läbipaistvus, dokumentide vormistamisele, kontrollimisele ja arhiveerimisele kulub oluliselt vähem tööjõudu ja -aega, mis võimaldab vähendada kulusid.

Tööaja kokkuhoid on mitmeid tunde nädala kohta

Ajavõitu saab mõõta kümnetes minutites ühe saadetise kohta, tundides nädala kohta. Praegu kulub keskmisel tootmisettevõttel ühe saadetise transpordiks vajaliku dokumentatsiooni koostamisele, info vahetamisele, edastamisele ning kinnituste saamisele paremal juhul pool tundi, halvemal juhul tund ühe saadetise kohta.

Tehniliselt vähem varustatud tootjad, kokkuostjad ja edasimüüjad võivad ise logistikatoiminguid koordineerides kulutada ühe saadetise dokumentatsioonile ning arhiveerimistegevusele isegi kuni kaks tundi. Asendades paberkujul infovahetuse infosüsteemidega ning integreerides ühte infovahetuskeskkonda kõik tarnete partnerid, suureneb ülevaatlikkus, kaob vajadus teha järelpäringuid või olla teadmatuses, kas kaup on juba agendi poolt tollitud või kas treiler koos kaubaga jõudis õigeaegselt sadamasse.

Kauba vastuvõtu kinnitus on võimalik infosüsteemidesse sisestada reaalajas ning arve kauba eest väljastada juba siis, kui kaup on jõudnud sihtkohta ilma vajaduseta oodata paberkujul ja allkirjastatud dokumentide tagasijõudmist kontorisse. Importivatel ettevõtetel on võimalik sellisest digitaalsest lahendusest võita läbi tarnete eeldava saabumisaja reaalajas paikapidavuse jälgimise, info kättesaadavusest tulenevate ooteaegade vähenemise.

Staatilised arhiivid vs. dünaamilised andmebaasid

Lähemalt vaadates on väga suur ka dokumentide arhiveerimisele kuluv aeg, tihti ka paberihulk, ning ka arhiiviks vajalikku mastaapset füüsilist või digitaalset kõvakettaruumi ettevõtte enda haldusalas on seni peetud möödapääsmatuks paratamatuseks.

Uued digitaalsed lahendused pakuvad aga võimalust süsteemsemate digitaalarhiivide pidamiseks (ja sedagi soovi korral oma serverites), millest statistika ja päringute tegemine ei ole võrreldes paberarhiividega üldse aeganõudev ning võimaldavad teha palju paremaid ja kiiremaid otsuseid.

Liidestused ja ühendused valmiks soodustingimustel

Praegu on tootmisettevõtete valmidus oma andmete digitaalselt edastamiseks madal eeskätt seetõttu, et kõikvõimalikud liidestused erinevate transpordiettevõtete infosüsteemidega on kallid ning neid tuleb välja arendada otseühendusena iga ettevõttega otse.

Ühisalgatus selleks loodud saigi, et dubleerivaid arendusi vältida ning võimalusel ühiste jõududega arendada süsteemid, mis võimaldavad paljudel ettevõtetel ilma eriliste arenduskuludeta digitaalsele info- ja dokumendivahetusele üle minna. Ühendus peab toimima nii laiemalt kasutusel olevate majandustarkvarade kui ka erilahendustega infosüsteemide vahel.

Kokkuvõtteks: kuidas ettevõte valmistuda saab

Tootmisettevõte on võimeline rakendama Single Window’d, kui tal on valmidus enda ja oma partneritega korraldatavaid logistika- ning arveldustega seotud protsesse nii piisavalt muuta, et digitaalne andmevahetus, digiallkirjastamine ja digitaalne arhiveerimine muutuvad igapäevaseks. Teiselt poolt tulevad tootjatele vastu juba transpordi, ekspedeerimise ja logistikateenuste pakkujad oma lahendustega.

Sisendinfo logistikasse tuleb tootjailt ning jõuab lõpuks klientidele, kes võivad omakorda olla tootmisettevõtted. Kui tootjad on võimelised oma saadetiste infot digitaalselt partneritele edastama ning neilt seda ka vastu võtma, väheneb oluliselt vajadus paberi kasutamiseks. Sest ka logistikaettevõtted käitlevad tegelikkuses vedude infot oma infosüsteemides ju paberivabalt. Paberivabale veodokumentatsioonile üleminek saabki toimuda tootmis- ja logistikasektori koostöös.

Autor: Ulrika Hurt, Single Window koostöövõrgustiku ekspert