Autor: Merit Pärnpuu • 24. märts 2017

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Kotka tõi näiteks keskastmejuhi ja klienditeenindaja tööpäeva pildistamise, mille järgi sai hiljem kindlaks teha, kuhu tööpäevad kahe nädala jooksul kadusid.

“Üllatuseks leidsime päris palju sarnasusi nii klienditeenindaja kui ka juhi aja kasutuses. Esiteks veedame jahmatavalt palju aega arvuti ees meile vaadates ja teiseks koosoleku ruumides, mida tasub katsuda vähendada,” märkis Kotka.

Ehkki koosolekute pidamine on veidi ka kultuuri eripära – mõnes kultuuris meeldib rohkem istuda ja rääkida, mõnes vähem –, on paar koosolekut päevas liiga palju.

“Me ei analüüsi, kas koosolekut läheb vaja või piisab, kui arutame asja kiirelt läbi kahe-kolme inimesega. Samuti ei analüüsi me piisavalt seda, keda me koosolekule kutsume,” kommenteeris Kotka.

Kui koosolekuid on liiga palju, siis ei ole aega ka neid ette valmistada. “Kui kutsume koosoleku kokku ja me ei ole seda ette valmistanud: inimesed ei tea, miks nad seal on, võib-olla me isegi ei tea, miks me nad kokku kutsusime, ja hakkame lihtsalt heietama, et ühisosa leida, siis ei ole see efektiivne,” rääkis Kotka. Samuti tasub mõelda selle peale, mis saab pärast koosolekut: kas lepitakse milleski kokku, kas antakse edasised juhtnöörid. Kotka soovitas kirja panna koosolekute reeglistiku ja panna see koosolekuruumi laua peale.

Kategoriseerige oma e-kirjad

Tohutuks ajakuluks mõlema näite puhul osutus ka e-posti lugemine. “Kui mõelda, et sulle tuleb iga päev 50 või 100 e-kirja, siis tegelikult on see tohutu vabastus. Sellise hulga kirjadega võid sa iga kell juhtidele põhjendada, et miks sul tulemusi ei ole või miks on kõik asjad tegemata. Ja keegi ei saa sind süüdistada, sest ometi oled sa teinud tööd –sa oled e-kirju lugenud!”, rääkis Kotka.

Kui lähemalt vaadata, siis väga paljud e-kirjad on sellised, mis ei puutu meie igapäevatöösse, ei ole otseselt seotud meie tööülesannetega täna või homme. “Enda kogemusest võin öelda, et ma olen välja võtnud kõik e-posti alarmid. Kuna tänapäeval on keskendumine üks keerulisemaid asju, tasub igasugused meilisüsteemi alarmid maha võtta ja vaadata e-posti regulaarselt paari tunni järel, kolm või neli korda päevas, aga mitte kogu aeg,” soovitas Kotka.

Teiseks tuleb Kotka sõnul kindlaks määrata, mlliseid e-kirju lugeda. “Kirju võiks kategoriseerida, et nad läheksid automaatselt õigesse kausta: hüüumärgiga e-kirjad, isiklikud jne, sest kõiki kirju ei pea kohe lugema. Päevotsa e-posti lugeda ei loo väärtust. E-kirjast sa saad mingi info, mida on vaja teha, või info, mida on sul vaja, aga lihtsalt e-kirja lugemine ei loo väärtust.”

Jan Kotka esines 2.-3. märtsil toimunud Pärnu tarneahelakonverentsil "Hoiame kokku", kus rääkis kogemusloo "Efektiivne tegutsemine kontoris - mida tähendab, kuidas mõõta, kuidas tagada?".