7. mai 2012

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Tööajaarvestuse seadmete kasutamise idee seisneb selles, et tööle tulles ja töölt lahkudes peab töötaja end identifitseerima. Tööajaarvestuse seade salvestab töötajate tulemise ja lahkumise ajad. Süsteemi tarkvara võimaldab tööandjal saada täpse ülevaate töötajate töötundidest ja liikumisest meelepärases formaadis ning eksportida need näiteks MS Exceli või CSV formaadis. Seejärel saab andmed lihtsalt palgaarvestussüsteemi sisestada, mis omakorda lihtsustab raamatupidaja tööd.

Töötaja seisukohast vähendab tööajaarvestussüsteemi kasutuselevõtt paberitööd, sest enam ei ole vaja käsitsi oma tegevusi üles märkida ning tagantjärgi on alati võimalik näha, mida kindlal kuupäeval tehti või siis, kui palju mingi projekti peale aega on kulunud. Nimelt võimaldavad mitmete seadmed kasutada töökoode, ehk teisisõnu registreerida käsil olevaid tegevusi, näiteks lõunal käimist, kliendiga kohtumist, isiklike asjade ajamist või ka konkreetsete projektidega tegelemist. Paljudel mudelitel on olemas ka funktsioon, mis võimaldab töötajatele registreerimishetkel kuvada personaalseid sõnumeid ja meeldetuletusi, stiilis „Koosolek täna kell 9.30!“ aga ka jätta distsiplineeriva sisuga pöördumisi hilinejatele või varakult lahkujatele. Võimalusi on palju ja kasusid samuti.

Seadme kasutamine lahendab ka nn tööaja „näpistamise“ probleemi, mis seisneb selles, et tööle tulles kirjutavad mõni töötajad näiteks saabumise aja 5-15 minutit varasema ja lahkudes hilisema aja. Kui nii iga päev kuni 30 min tööaega „näpistatakse“ siis teeb see täiskohaga töötaval inimesel kuni 11 tundi kuus! Siin võib peituda oluline võimalus täiendava kasumi teenimiseks. Teisest küljest, mõned töötajad teevad oluliselt ületunnitööd, mis võib tööajaarvestussüsteemi puudumisel jääda neile tasustamata, mis on nende töötajate seisukohalt ebaõiglane.

Tööajaarvestussüsteeme on erinevaid, kuid mugavamad ja turvalisemad on nn biomeetrilised läbipääsu- ja tööajaarvestussüsteemid, mis tuvastavad isiku kas sõrmejälje või näojoonte võrdlemise abil. Kuna sõrmejälg on igal inimesel unikaalne ning on alati sõna otseses mõttes käepärast, siis ei ole põhjust kasutada ebaturvalisi magnetkaarte, mida on lihtne kas „abistava“ kolleegi kätte anda või ära kaotada. Samuti ei ole vaja uute töötajate lisandumisel tegeleda kaartide soetamise ega seadistamisega. Lihtsamad seadmed identifitseerivad töötaja sõrmejälje abil, keerulisemad aga kasutavad näotuvastust ning vastavalt seadistustele võivad ka isikut automaatselt fotografeerida igal registreerimisel.

Võrreldes paari aasta taguse ajaga, on vastav seadmestik muutunud märkimisväärselt soodsamaks. Keskmiselt vaid mõnisada eurot maksev lihtsam seade võimaldab tuvastada isikuid sõrmejälje abil ning andmete transport toimub neil enamasti USB mälupulgaga. Kallimad seadmed võimaldavad andmeid saata administraatori arvutisse traadita internetiga ning autentimiseks kasutada näotuvastust.

Tööajaarvestus- ja läbipääsusüsteemide pakkujaid saab Eestis kokku lugeda ühe käe sõrmedel, kuid sarnaste omaduste ja funktsioonidega toodete hinnad võivad sellegi poolest erineda kordades. Lihtsaim moodus pakkujate leidmiseks on kasutada otsingumootorite abi, sisestades otsingusõnaks näiteks „tööajaarvestuse seadmed“ või „tööajaarvestuse süsteemid“ ning sealt edasi teha oma valik.

Konkurentsis püsimine tänapäeva ettevõtluses on keeruline. Sageli võib isegi väike konkurentsieelis saada otsustavaks edu saavutamisel. Tuleks kindlasti kaaluda võimalust niivõrd väikese investeeringuga tööajaarvestuse automatiseerimisse saavutada märkimisväärseid ja mõõdetavaid tulemusi. Lihtsamat sorti tööajaarvestussüsteemi tasuvusaeg on väga lühike isegi paari palgatöötajaga väikefirmas. Lisaks ettevõtte kasumlikkuse suurenemisele paraneb sellega töödistsipliin, motiveeritus, informeeritus ja turvalisus, mis on ettevõttele ja selle töötajatele täiendavateks eduteguriteks.

Artikli on kirjutanud Mart Kilumets, Energiatehnika OÜ-st. Energiatehnika esindab kaubamärki Fingertec, kelle biomeetrilisi tööajaarvestuse seadmeid on Eestis müüdud ettevõtetele erinevatest valdkondadest, näiteks restoranid, kontorihooned ja tööstusettevõtted.

Tööajaarvestuse seadmete valiku leiab siit.

Artikli ilmumist toetas Energiatehnika OÜ.

Autor: toostusuudised .ee